Secretária de Sucesso: Transforme Rotinas em Resultados

Secretária de Sucesso: Transforme Rotinas em Resultados

A Secretária: O Cartão de Visita da Escola de Dança ✨

A secretária da escola de dança é a primeira pessoa com quem pais, alunos e visitantes têm contato. Seu cuidado com a apresentação e comportamento é essencial para criar uma experiência positiva e profissional.

Requisitos Fundamentais para uma Secretária de Sucesso

1. Apresentação Impecável

• Cabelo sempre alinhado e bem cuidado. 💇‍♀️

• Maquiagem leve para um visual saudável e acolhedor. 💄

• Uniforme completo, composto por camisetas fornecidas pela escola, calça adequada e sapatos fechados ou sapatilhas. 👗👟

2. Postura Profissional

• Ter um sorriso genuíno ao atender. 😊

• Ser paciente, educada e atenciosa no contato com alunos, pais e colegas. 🫂

• Demonstrar pró-atividade e disposição para ajudar em qualquer situação. ✨

3. Organização e Pontualidade

• Manter a recepção organizada e convidativa. 🧹🖋️

• Cumprir horários rigorosamente e gerenciar as demandas com eficiência. ⏰

4. Habilidades de Comunicação

• Falar de forma clara, respeitosa e simpática, tanto presencialmente quanto pelo telefone ou mensagens. 📞💬

• Estar sempre pronta para esclarecer dúvidas e oferecer informações com precisão. 📚

5. Conhecimento sobre a Escola

• Dominar informações sobre horários, turmas, professores, eventos e valores. 🩰🗂️

• Saber promover a escola e suas atividades de forma encantadora e profissional.

6. Tecnologia e Registros

• Ser ágil no uso de sistemas de matrícula e pagamentos. 💻

• Manter um registro organizado de contatos, agendas e documentos. 🗃️

7. Empatia e Acolhimento

• Tratar todos com respeito e carinho, criando um ambiente acolhedor para pais e alunos. 💖

Rotina da Secretária

Para que todas essas qualidades sejam aplicadas no dia a dia, uma rotina organizada é fundamental. Aqui está um exemplo de cronograma semanal:

Segunda-feira

• Ligar computador e celular, atender mensagens urgentes.

• Enviar lembretes de aulas experimentais.

• Responder interessados em matrículas.

• Organizar salas, verificar achados e perdidos.

• Limpar recepção e salas, conferir banheiros e lixeiras.

• Verificar estoques e anotar faltas no Trello.

• Enviar mensagem para alunos que faltaram na semana anterior.

• Informar aniversariantes da semana no grupo da equipe.

• Postar fotos dos alunos de sábado.

• Passar perfume nos ambientes.

• Atendimento via WhatsApp e acolhimento de pais e alunos.

• Enviar mensagens para leads que pararam de responder.

• Finalizar expediente, apagar luzes, fechar janelas e desligar ventiladores.

Terça-feira

• Repetir tarefas essenciais do dia anterior.

• Realizar cobranças pelo sistema.

• Enviar MAC’s para clientes que pararam de responder.

Sexta-feira

• Reforçar organização e atendimento.

• Enviar lembretes de aulas experimentais e de sábado.

• Compartilhar fotos da semana.

• Enviar pesquisa de satisfação aos alunos matriculados no mês anterior.

• Ajudar na chamada da aula de dança de salão.

Afazeres Pontuais

• Dia 05: Enviar boletos para responsáveis.

• Dia 30: Enviar pesquisa de satisfação aos pais.

Temas das Próximas Aulas de Gestão

• 31/01: Condutas para equipe de professores engajada.

• 14/02: Reuniões que transformam.

• 28/02: Atendimento que encanta e converte.

• 07/03: Gestão financeira na prática.

• 21/03: Os números que fazem a diferença.

Esses temas foram pensados para aprimorar a gestão da escola de dança e garantir que sua equipe esteja sempre preparada para oferecer o melhor serviço. 🌟

Conclusão

A secretária é a ponte entre a escola e os alunos, e seu papel é essencial para o bom funcionamento do ambiente. Com uma rotina bem definida e habilidades afiadas, ela não apenas auxilia na gestão, mas também contribui para a satisfação e fidelização dos alunos.

Quer levar sua escola de dança a um novo patamar de excelência? Invista na formação de uma secretária de sucesso! 💼✨